منشی، پل ارتباطی بین آموزشگاه و دانشجویان آن است و انجام صحیح وظایف منشی آموزشگاه، تجربه بهتری را برای دانشجویان، مدرسان و سایر کارکنان به همراه خواهد داشت.
در ادامه بیشتر با این جایگاه شغلی آشنا شده و هر آنچه نیاز است در رابطه با وظایف و مهارت‌های منشی آموزشگاه بدانید را با شما به اشتراک می‌گذاریم.
وظایف منشی آموزشگاه چیست؟
با توجه به اینکه منشی قصد همکاری با چه آموزشگاهی را داشته باشد، وظایف او نیز متفاوت خواهند بود. برخی آموزشگاه‌های بزرگ‌تر، چند منشی دارند و وظایف بین آنها تقسیم می‌شوند. در برخی آموزشگاه‌های دیگر، ممکن است یک منشی وظیفه رسیدگی به امور مختلفی را بر عهده داشته باشد.
برای مشاهده جدیدترین آگهی‌های استخدام منشی آموزشگاه زبان کلیک کنید.
افراد پیش از اینکه نمونه قرارداد منشی را امضا کنند، باید به خوبی از انتظارات آموزشگاه مورد نظر آگاه باشند و مطمئن شوند که می‌توانند از پس وظایف مورد نظر آنها بر بیایند. در ادامه با برخی از مهم‌ترین وظایف منشی آموزشگاه آشنا می‌شویم.
- انجام امور اداری مرتبط به بخش آموزش مانند پرینت گواهی‌نامه‌های پایان دوره و برگه‌های امتحانی و وارد کردن نمرات در سایت آموزشگاه
- حضور به عنوان مراقب در جلسه امتحان (در صورت نیاز)
- بررسی تعداد غیبت‌های دانشجویان و اطلاع‌رسانی درباره شرایط حذف از دوره در صورت غیبت‌های متعدد
- آماده‌سازی تجهیزات فنی مانند مانیتورها، کامپیوترها و بلندگوها
- پاسخگویی به سوالات دانشجویان در رابطه با تعداد غیبت‌ها، ساعت شروع و پایان کلاس، برگزاری یا لغو کلاس‌ها و…
- ایجاد و نگهداری از پرونده‌های مدرسان که شامل کلاس‌های آنها، قرارداد استخدام و… می‌شود
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و تماس با دانشجویان یا خانواده آنها در مواقع لزوم
- اضافه کردن آخرین اخبار و اطلاعیه‌ها به تابلوی اعلانات آموزشگاه
- ثبت‌نام دانشجویان برای دوره‌های جدید
- راهنمایی دانشجویان برای ساخت پنل اختصاصی در وبسایت آموزشگاه
- راهنمایی دانشجویان درباره نحوه تهیه کتاب‌ها و منابع مورد نیاز
توانمندی‌ها و مهارت های لازم برای منشی آموزشگاه
برای اینکه وظایف منشی به درستی انجام شوند و کارفرما از عملکرد او رضایت داشته باشد، تسلط به برخی مهارت‌ها و داشتن برخی توانمندی‌ها ضروری است. در ادامه با مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز منشی آموزشگاه آشنا می‌شویم.
آشنایی با زبان انگلیسی
در آموزشگاه‌های زبان، منشی‌ها باید تسلط قابل قبولی روی زبان انگلیسی داشته باشند. برخی از وظایف منشی آموزشگاه زبان او را وادار می‌کنند که به زبان انگلیسی صحبت کند و کارفرمایان ترجیح می‌دهند منشی‌هایی را استخدام کنند که حداقل سطح زبانی متوسطی دارند و به زبان‌آموزی علاقه‌مند هستند.
مهارت‌های ارتباطی
منشی‌ها برای انجام بسیاری از امور مانند اطلاع‌رسانی به دانشجویان یا مدرسان، پاسخگویی به تماس‌ها و انجام امور ثبت‌نام، به مهارت‌های ارتباطی شفاهی یا کتبی نیاز دارند. توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران، به منشی این امکان را می‌دهد که پیام‌های مهم را به خوبی به افراد منتقل کند.
مهارت‌های کامپیوتری و فنی
این روزها اغلب امور اداری آموزشگاه‌ها به وسیله کامپیوتر و نرم‌افزارها و سایت‌های مختلف انجام می‌شوند. به همین دلیل، منشی باید توانایی کار با کامپیوتر و نرم‌افزارهای مهمی مانند ورد و اکسل را داشته باشد. علاوه بر این، او باید بداند چطور از تجهیزات اداری مانند پرینتر یا اسکنر استفاده کند.
سازماندهی
یکی از مهم‌ترین وظایف منشی آموزشگاه این است که تمام فایل‌ها، برگه‌های امتحانی و اسناد الکترونیکی یا فیزیکی آموزشگاه را سازماندهی کرده و به خوبی از آنها نگهداری کند. اگر منشی این وظیفه خود را به درستی انجام دهد، او یا هر یک از کارکنان دیگر آموزشگاه می‌توانند به سادگی اسناد مورد نظر را پیدا کنند. بدین ترتیب، از بروز مشکلاتی مانند گم شدن اسناد جلوگیری می‌شود.
حل مسئله و تفکر انتقادی
به عنوان پل ارتباطی بین دانشجو و آموزشگاه، گاهی اوقات منشی‌ها مجبور می‌شوند تصمیم‌های مهمی بگیرند. آنها ممکن است با چالش‌های مختلفی مواجه شوند و وادار شوند راهکاری سریع و منطقی برای آنها بیابند. به همین دلیل، برخورداری از توانایی حل مسئله و تفکر انتقادی برای منشی مهم است و در راستای ارائه استراتژی‌های نوآورانه به او کمک می‌کند.
توجه به جزئيات
منشی‌های آموزشگاه کارهایی مانند نامه‌نگاری اداری و ثبت اطلاعات مالی مربوط به ثبت‌نام دانشجویان را بر عهده دارند. آنها باید توجه بالایی به جزئيات داشته باشند تا از بروز هر گونه خطا یا ایراد تایپی و مشکلات جدی‌تر جلوگیری کنند.
سازگاری و انعطاف‌پذیری
منشی‌ها باید توانایی کار در شرایط پراسترس و تحت فشار کاری زیاد را داشته باشند. معمولا در ابتدای هر ترم آموزشی آنها باید به امور مختلفی رسیدگی کنند و هماهنگی‌های لازم را با مدیر آموزشگاه، مدرسان و دانشجویان انجام دهند. آنها همچنین باید انعطاف‌پذیری خوبی داشته باشند و بتوانند برنامه‌های خود را تغییر دهند تا مطمئن شوند تمام امور آموزشگاه به درستی انجام می‌شوند.
مولتی تسک و مدیریت زمان
در شغل منشی گری، ممکن است افراد مجبور باشند وظایف مختلف را بصورت همزمان انجام دهند. داشتن سیستمی برای به خاطر سپردن تمام وظایف، پیش بردن تمام آنها همزمان با یکدیگر و اتمام آنها پیش از مهلت تعیین شده، بسیار مهم است.
چگونه منشی آموزشگاه شویم؟
شاید برای شما این سوال پیش آمده باشد که چگونه می‌توانید فعالیت به عنوان منشی آموزشگاه را آغاز کنید. برای این کار، باید مهارت‌هایی که در بخش‌های پیشین به آنها اشاره کردیم را داشته باشید و بتوانید وظایف ذکر شده را انجام دهید. علاوه بر آن، داشتن مدرک کارشناسی برای اغلب آموزشگاه‌ها مهم است.
برخی از آموزشگاه‌ها ترجیح می‌دهند منشی‌هایی را استخدام کنند که یک سال یا بیشتر سابقه کار دارند، اما برخی آموزشگاه‌ها کارآموز نیز استخدام می‌کنند. همچنین، اغلب آموزشگاه‌ها شرط سنی خاصی برای استخدام منشی در نظر می‌گیرند.
به عنوان منشی آموزشگاه، بصورت تمام وقت یا نیمه وقت استخدام می‌شوید. با توجه به آموزشگاهی که قرار است با آن همکاری کنید، ممکن است علاوه بر دریافت حقوق ثابت، از مزایای مختلفی مانند پورسانت، کمک هزینه دوره آموزشی، وام و… نیز برخوردار شوید.
جمع‌بندی
در این مقاله با شغل منشی آموزشگاه آشنا شدیم و وظایف و مهارت‌های مورد نیاز این شغل را مورد برررسی قرار دادیم. آموزشگاه‌های زبان و آموزشگاه‌های فعال در حوزه‌های دیگر برای سازماندهی به امور دفتری، رسیدگی به امور دانشجویان و مدرسان و… به منشی نیاز دارند و هر یک از آنها، معیارهایی را برای استخدام در نظر می‌گیرند. بطور کلی، منشی آموزشگاه باید مهارت‌های کامپیوتری و فنی داشته باشد و از پس مسئولیت‌های مرتبط با این شغل بر بیاید.
یلدا داوری
تاریخ : 22 - ژانویه - 2024وظایف منشی رو خیلی کامل توضیح دادید، ممنون از جاب ویژن و بانک اقتصاد عزیز
بانک اخبار اقتصادی
تاریخ : 22 - ژانویه - 2024ممنون از شما بابت کامنت خوبتون یلدا عزیز