یکی از چالشهای جدی در سیستم اداری تعدد مکاتبات و توزیع نادرست ارجاع نامههاست که در نهایت به بالا رفتن آمار مکاتبات با خروجی حداقلی منجر میشود.
گاهی یک ارجاع نادرست خود باعث مکاتباتی میشود که پس از گذشت زمان نسبتاً طولانی دوباره بدون پیشرفت و اقدام مناسب به نقطه اول باز میگردد و تنها باعث صرف بیهوده منابع میشود.
اقدام مناسب و تولید محتوای درست از آن اقدام با نگارش درست، درصد کمی از مکاتبات را به خود اختصاص میدهد و بیشتر مکاتبات با متنهای تکراری و مشابه و فقط برای ارجاع به نفر و یا قسمت دیگر است و بعضاً شاهد هستیم که تعداد قابل توجهی مکاتبه انجام شده که نهایتاً به یک نامه با محتوای قابل اعتنا و در جهت پاسخ به اولین ارجاع پس از گردشی شاید به بیست نامه نگاری باشد.
ارجاع صحیح نامه و ارتقا توانمندی مدیران و کارشناسان میتواند این چرخه معیوب را تا حدود زیادی سامان ببخشد و انرژی و منابع زیادی که صرف مکاتبات بیهوده میشود صرف اقدام مناسب و تولید محتوای درست در پاسخ به مطالبات شود.
۴۷۲۳۲
- نویسنده: خبرآنلاین