برای تمام جلساتی که بهصورت حضوری یا مجازی برگزار میشوند باید دو سند مهم را تنظیم کنیم. اول اینکه قبل شروع جلسه باید یک دستور جلسه داشته باشیم تا برگزارکننده دقیق بداند باید چه موضوعاتی را مطرح کند. دوم اینکه بعد از برگزاری جلسه باید صورت جلسه تنظیم کنیم تا بدانیم نتیجه نهایی چه بوده است. یعنی باید دقیق بنویسیم که موضوع جلسه چه بوده، راجع به چه چیزهایی صحبت شده و در نهایت چه تصمیماتی گرفته شده است. اکنون سوالی که پیش میآید این است که نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی چگونه است؟ آیا راه سادهتری هم برای این کار وجود دارد؟ در این مطلب همراه ما باشید تا نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی را آموزش دهیم.
منظور از صورت جلسه چیست؟
به طور خلاصه صورت جلسه همان محتوای جلسه است که بهصورت متنی در آمده و موارد مهم زیر را شامل میشود:
- موضوع جلسه
- مصوبات
- تاریخ و محل برگزاری
- افراد حاضر و افراد غایب در جلسه
- متن جلسه و مذاکراتی که انجام شده
- جمعبندی
- تاریخ و مکان جلسات بعدی
صورت جلسه به عنوان یک منبع ارزشمند در تیمهای مختلف کاری برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در بین افراد مختلف کاربرد دارد. البته نوشتن صورت جلسه کار سادهای نبوده و هرکسی نمیتواند از پس آن بر بیاید. صورت جلسه به عنوان یک گزارش مکتوب در جلسات رسمی و غیر رسمی، خلاصهای از اتفاقات رخ داده را در اختیار اعضای تیم میگذارد. برای مثال در یک سازمان یا شرکت صورت جلسه در اختیار هیئت مدیره، سرمایهگذاران و تیمهای مدیریتی قرار میگیرد. به طور کلی آشنایی با نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی، ۳ کارکرد مهم دارد:
- ابزاری برای تصمیمگیریهای آینده
- پیگیری تدابیری که به بازبینی احتیاج دارند
- اطلاعرسانی اتفاقات و قرار دادن محتوای جلسه در اختیار اعضای تیم
باید بدانید که این روزها به دلیل پیشرفت علم و تکنولوژی دیگر نیازی نیست صورت جلسه به صورت دستی نوشته شود؛ زیرا این کار خیلی سخت و زمان بر است و شاید باعث از دست رفتن خیلی از اطلاعات مهم و کلیدی شود. در عوض مدیر اجرایی سازمان میتواند برای برگزاری جلسه آنلاین از پلتفرم الوکام استفاده کند تا با استفاده از قابلیت تبدیل صوت به متن، خیلی راحت به محتوای متنی جلسه دسترسی پیدا کند و یا جلسه را ضبط کند. بدین ترتیب صورت جلسه را بهصورت یک فایل منسجم دریافت و آن را در اختیار اعضای تیم خود قرار میدهد.
انواع صورت جلسه کدامند؟
برای جلسات مجازی شما میتوانید انواع مختلفی از صورت جلسهها را بنویسید. صورت جلسهها از لحاظ اهداف و نحوه نگارش به ۳ مدل مختلف تقسیم میشوند:
صورت جلسه کلمه به کلمه
نحوه نوشتن صورت جلسه کلمه به کلمه از نام آن مشخص است؛ زیرا در این نوع صورت جلسه، فرد باید فارغ از در نظر گرفتن ارتباط محتواهای ذکر شده با موضوع جلسه، تمام صحبتهای گفته شده را دقیق و بهصورت کلمه به کلمه ثبت کند. یک مزیت آشنایی با نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی هم همین است! اینکه فردی که در جلسه حضور نداشته بتواند در جریان تمام جزئیات گفته شده قرار بگیرد.
صورت جلسه اقدامات
یکی از مهمترین شکلهای انواع صورت جلسه، صورت جلسه اقدامات است که بدون ذکر روند تصمیمگیری و جزئیات مذاکره، تنها نتیجه نهایی را ثبت میکند. در این نوع صورت جلسه که متن کوتاهی دارد، تصمیمات اتخاذ شده بهصورت خلاصه ذکر شدهاند.
صورت جلسه مذاکرات
در این نوع صورت جلسه، روند مذاکرات انجام شده ثبت میشوند تا فرد در جریان این موضوع قرار بگیرد که چه مواردی باعث اتخاذ چه تصمیماتی شدهاند. مدیر جلسه میتواند بنابر تشخیص خود، مباحث و اتفاقات حاشیهای را حذف کند تا یک صورت جلسه خلاصه و کاربردی در اختیار تیم قرار دهد.
با کاربردهای صورت جلسه بیشتر آشنا شوید!
نوشتن صورت جلسه برای همه جلسات الزامی نیست. معمولا برای جلسات سازمانی و شرکتی که در آنها تصمیمات مهمی میگیرند، صورت جلسه تهیه میشود. مهمترین کاربردهای صورت جلسه مربوط به موارد زیر هستند:
- جلسات معارفه
- جلسات هیئت مدیره
- جلسه اعلام تاسیس یا انحلال شرکت
- جلسات عادی و فوقالعاده مجمع عمومی سازمان
- جلسات مربوط به تغییر اساسنامه سازمان
- جلسات مربوط به تغییرات هویتی شرکت (مثل تعویض نام و برند)
راهنمای نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی
آشنایی با نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی اهمیت زیادی دارد؛ زیرا از یک طرف مسئول صورت جلسه در قبال تمام اشتباهات ثبت شده باید پاسخگو باشد و از یک طرف باید اطلاعات درست و کاملی راجع به روند مذاکرات در اختیار اعضای تیم قرار بدهد. درست است که نوشتن صورت جلسه ممکن است سخت و دلهرهآور باشد. اما با دانستن یک سری نکات مهم و کاربردی انجام این کار خیلی آسانتر میشود. در ادامه با ارائه راهنمای مناسب، نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی را به شما آموزش میدهیم:
داشتن آمادگی کافی پیش از شروع جلسه
اگر میخواهید نوشتن صورت جلسه برای شما راحت باشد، باید از قبل آمادگی کافی داشته باشید و دقیق بدانید که باید چه نوع صورت جلسهای تهیه کنید. آشنایی با دستور کار و جزئیات مورد نیاز به شما کمک میکند تا یک الگوی کاربردی و موثر برای نوشتن صورت جلسه داشته باشید. بدین ترتیب بدون نیاز به اتلاف وقت برای ساخت قالب، تمام اطلاعات مورد نیاز را بهصورت مرتب و سازمان یافته مینویسید.
اطلاع از موارد مستند
در بعضی جلسات، صورت جلسهای که شما نوشتهاید میتواند به عنوان یک سند رسمی و قانونی ارزشمند باشد. بنابراین علت هر تصمیمی که هیئت مدیره اتخاذ میکند باید برای تمام افراد حاضر در جلسه بهصورت واضح و شفاف توضیح داده شود. به طور کلی برای تهیه یک پیشنویس معمولی از صورت جلسه باید اطلاعات زیر را در اختیار داشته باشید:
- تاریخ و زمان جلسه
- اصلاحات صورت جلسه
- لیست کامل از موضوعات و برنامههای تعیین شده
- لیست کامل شرکتکنندگان، افراد حاضر و افراد غایب در جلسه
- نتیجه رایگیری و میزان رضایت افراد حاضر راجع به اتخاذ تصمیمات مختلف
- تاریخ، مکان و دیگر جزئیات مربوط به جلسات بعد
بهینهسازی صورت جلسه با مختصرنویسی
نوشتن صورت جلسه برای خیلی از افراد کار سختی است. از این رو مسئول این کار باید به خوبی با نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی آشنایی داشته باشد تا با اقدامات سریع و کارآمد بتواند یک صورت جلسه حرفهای بنویسد. یادتان باشد که یادداشتهای نوشته شده هنگام برگزاری جلسه تنها پیشنویس هستند و بعدا فرصت این را دارید که آنها را مرتب کنید. مهمترین نکات برای نوشتن صورت جلسه به شکل مختصر عبارتند از:
- تلاش نکنید محتوای جلسه را کلمه به کلمه بنویسد. این کار نه تنها غیر ممکن، بلکه غیر ضروری است. صورت جلسه باید شامل خلاصهای از تصمیمات مهم و نکات کلیدی باشد.
- در جلسات رسمی و غیر رسمی میتوانید برای ثبت برخی موارد، درخواست توضیح مجدد بدهید.
- در صورتی که نوشتن صورت جلسه برایتان سخت است، جلسه را ضبط کنید. البته نباید تمام فایل صوتی را یادداشت کنید، در عوض مطالب جا افتاده را به پیشنویس صورت جلسه اضافه کنید تا تمام موضوعات مطرح شده شفافسازی شوند.
سازماندهی صورت جلسه پس از نوشتن
یادداشتهای نوشته شده در حین جلسه برای شما است و وظیفه دارید که به خوبی آنها را شفافسازی کنید. پیشنهاد میدهیم بعد از برگزاری جلسه و وقتی که همه چیز در ذهنتان تازه است، صورت جلسه را تنظیم کنید.
اطمینان از توزیع صورت جلسه میان همه افراد
شما علاوه بر دانستن نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی یک وظیفه مهم دیگر هم دارید. آن هم این که مطمئن شوید صورت جلسه میان تمام افراد حاضر و غایب در جلسه توزیع شده است. پیشنهاد میدهیم از طریق سیستم اینترانت داخلی شرکت یا زنجیره ایمیل صورت جلسه را بین همه افراد توزیع و قبل از تبدیل آن به فایل pdf تغییرات لازم را روی آن اعمال کنید.
نکاتی برای نوشتن صورت جلسه بهتر
در ادامه با ارائه چند نکته مهم راجع به نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی به شما کمک میکنیم تا این کار را به درستی انجام دهید:
- اگر امکانش هست در کنار نوشتن تصمیمات هیئت مدیره، خلاصهای از دلایل مطرح شده برای اخذ آن تصمیمات را توضیح دهید. در صورت بحث و مذاکره بین افراد موافق و مخالف هم استدلالهای اصلی هر دو طرف را ذکر کنید.
- هنگام نوشتن صورت جلسه تنها حقایق را ثبت کرده و هیچ کدام از برداشتهای ذهنی خود را ننویسید.
- فقط در زمان بحث و مذاکره نام افراد حاضر در جلسه را ذکر کنید.
- مطمئن شوید که قبل توزیع صورت جلسه و به اشتراک گذاشتن آن با بقیه، تمام اصول نگارشی را رعایت کرده و ویرایشهای لازم را انجام دادهاید.
- در صورت مراجعه به اسناد خارجی اضافی، آنها را به عنوان ضمیمه در پیوست صورت جلسه قرار دهید.
در آخر
پس از آشنایی با نحوه نوشتن صورت جلسه در جلسات مجازی باید به موضوعات مطرح شده، تصمیمات اتخاذ شده و نتیجه نهایی جلسه توجه کنید. صورت جلسه به عنوان یک سند رسمی برای استناد به تصمیمها و اقدامات انجام شده کاربرد دارد. همچنین میتواند یک تاریخچه مفید برای ثبت روند تغییرات یک شرکت یا سازمان باشد. با توجه به اهمیت و ارزش این سند مهم و ضروری، استفاده از یک پلتفرم آنلاین که قابلیت تبدیل گفتار به متن و ضبط جلسه را داشته باشد خیلی مهم است. بدین ترتیب بدون نیاز به یادداشتبرداری تمام مطالب مهم در جلسات مجازی بهصورت یک فایل منسجم ثبت میشود.
مینا سعادت
تاریخ : 3 - جولای - 2024انواع صورت جلسه رو خیلی خوب توضیح دادید ممنون از اطلاعات مفیدتون
بانک اخبار اقتصادی
تاریخ : 3 - جولای - 2024ممنون از نظر خوبتون مینا جان، خوشحالیم که این مقاله براتون مفید بوده 🙂